Política de privacidad y tratamiento de datos personales

SCIOTEC S.A.S., identificada con Nit. 830.126.335-5, con domicilio en la ciudad de Bogotá y cuyo objeto principal es Comercio al por menor de computadores, equipos periféricos, programas de informática y equipos de telecomunicaciones en establecimientos especializados, ha elaborado la presente política en aplicación de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el de Decreto 1377 de 2013, la cual pone en conocimiento de sus clientes, proveedores, empleados, y del público en general, con el fin de informar de manera suficiente sobre su contenido. Los datos de contacto de la entidad son:

• Dirección: Carrera 70 #105 – 25, Morato, Bogotá D.C.
• Correo electrónico: administrativo@sciotec.net
• Teléfono: 601 8059904

CAPÍTULO I: DEFINICIONES

• Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales: Es la Superintendencia de Industria y Comercio- Delegatura para la Protección de Datos Personales.
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular de la Información para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. 
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Titular de la Información: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. Por ejemplo: cliente, proveedor, empleado, etc.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: La Transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia a un Encargado para que este trate los datos por cuenta del Responsable.

CAPÍTULO II: TRATAMIENTO Y FINALIDADES

SCIOTEC SAS utilizará los datos personales provenientes de empleados, clientes, proveedores, y terceros para las siguientes finalidades:

• Desarrollar la relación contractual que se llegue a establecer con el Titular de la Información, bien sea directamente o a través de un Encargado.
• Evaluar candidatos a ser vinculados como funcionarios de SCIOTEC SAS, bien sea directamente o por un Encargado.
• Desarrollar las relaciones laborales que existan con sus empleados. 
• Conocer y hacer seguimiento a la idoneidad financiera y al comportamiento comercial de sus proveedores.
• Desarrollar la celebración de contratos de prestación de servicios, en los que exista Tratamiento de información personal.
• Cumplir las disposiciones constitucionales, legales, contractuales y reglamentarias previstas en el ordenamiento jurídico colombiano
• Recolectar y analizar evidencia digital en calidad de Encargado del cliente contratante del servicio Sciotec Digital Forensics (SDF) o de autoridad judicial que requiera los servicios forenses de SCIOTEC SAS.

SCIOTEC S.A.S. conservará los datos personales mientras sean necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados, o mientras duren los encargos conferidos por el Responsable, todo lo anterior de conformidad con lo dispuesto en las normas especiales que regulan la conservación de documentos y en los términos acordados con el responsable cuando corresponda.

CAPÍTULO III: DERECHOS DE LOS TITULARES

Los titulares de la información tratada por SCIOTEC SAS tienen los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a SCIOTEC S.A.S. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a SCIOTEC S.A.S., salvo cuando expresamente se exceptúe por ley como requisito para el Tratamiento.
• Ser informado por SCIOTEC S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante SCIOTEC S.A.S., quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, o cuando no medie un deber legal o contractual que obligue a su conservación.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Estos derechos no son absolutos, y estarán sujetos a las limitaciones que la ley y la jurisprudencia han determinado, según corresponda a las particularidades del tratamiento.  

CAPÍTULO IV: EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES.

Canales y horarios: Para el ejercicio de sus derechos, los titulares de la información tratada pueden hacer solicitudes a través del correo administrativo@sciotec.net entre las 8 am y las 6 pm.

Trámite para consultas: La consulta será atendida de conformidad a lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Trámite para recolaos, quejas y peticiones: El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al SCIOTEC SAS, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

CAPITULO V: TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES

SCIOTEC S.A.S. procurará que exista plena armonía entre el presente documento y las políticas desarrolladas por los Responsables que le confíen algún encargo relacionado con información personal. Para ello se compromete a: (i) tratar los datos personales comunicados de acuerdo con la finalidad que los Titulares hayan autorizado, con las leyes aplicables, y conforme a los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012; y, (ii) salvaguardar la seguridad y guardar la confidencialidad de la información de carácter personal transmitida a la Compañía.

CAPITULO VI: MEDIDAS DE SEGURIDAD

SCIOTEC S.A.S. maneja la información almacenada en sus bases de datos con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

CAPITULO VII: MODIFICACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

Cualquier cambio sustancial en los términos de la política en protección de datos personales será informado a través de la página web de SCIOTEC S.A.S., o mediante una comunicación escrita dirigida a los Titulares a la última dirección registrada por éstos.

CAPITULO IX: VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y PERIODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS

La presente Política de Tratamiento de Información de SCIOTEC S.A.S. se encuentra vigente desde el mes de julio de 2022.

POLÍTICAS DE PRIVACIDAD

SCIOTEC S.A.S.

En SCIOTEC S.A.S, ponemos a tu disposición, nuestra política de privacidad adoptada en cumplimiento del régimen legal vigente contenido y desarrollado a partir de lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y 1266 de 2,008 en lo pertinente.

Definiciones previas:

Para un mejor entendimiento de la presente política, es importante que conozcas los siguientes conceptos y su definición legal:

Autorización: Es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Encargado del tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el Tratamiento de datos personales en nombre y por cuenta del Responsable del tratamiento.

Responsable del tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre el Tratamiento de los datos personales a partir de la Autorización del Titular u otra habilitación legal.

Titular: Es la persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Se define como cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: Envío de datos personales de un Responsable del Tratamiento a un nuevo Responsable del Tratamiento.

Transmisión: Comunicación de datos personales de un Responsable del Tratamiento a un Encargado de Tratamiento con el fin de que este realice alguna actividad o preste algún servicio a nombre y cuenta del Responsable del Tratamiento que le comunica los datos.

 

Nuestra identificación:

Razón social: SCIOTEC S.A.S
N.I.T: 830126335-5
Domicilio: Bogotá, Cundinamarca.
Dirección Principal: Carrera 70 # 105-25

Correo electrónico: administrativo@sciotec.net

Introducción:

SCIOTEC S.A.S., como organización multicanal y multinegocio, trata datos personales de sus grupos de interés en ejecución de su objeto social, en el cual se incluyen actividades de: comercio al por menor en establecimientos no especializados con surtido compuesto por todo tipo de artículos y servicios de consumo masivo, principalmente por alimentos, bebidas, hogar, tecnología, electrodomésticos, vehículos automotores nuevos, entre otras líneas de negocio, sea a través de canales físicos y/o electrónicos, para lo cual distribuye y comercializa tales productos a través de marcas propias y/o representadas, todas ellas registradas actualmente, todas las actividades requeridas en materia de adquisición, creación, inversión, organización, establecimiento, administración y explotación de otros negocios incluidos en el objeto social, como lo pueden ser el comercio al por mayor, comercio directo y electrónico, negocios, alianzas, giros, remesas, entre otros autorizados por la ley.

Nuestro compromiso:

Los datos personales en custodia de SCIOTEC SAS, en su condición de Responsable y/o Encargado del tratamiento según el caso, serán tratados y protegidos cumpliendo los principios y regulaciones previstas en las leyes colombianas y demás que le sean aplicables en la materia, así como de conformidad con buenas prácticas en protección de datos personales.

Ámbito de aplicación:

La presente política aplica al tratamiento de los datos personales de los titulares que conforman los diversos grupos de interés de SCIOTEC SAS, trátese de clientes, proveedores, empleados, accionistas, entre otros. En este sentido, la misma es aplicable al tratamiento de datos personales de la persona natural que nos proporcione sus datos personales, directamente o a través de terceros, bien sea en calidad de responsable o de Encargado de tratamiento, cumpliendo con los respectivos requisitos legales vigentes en la materia.

¿Con cuáles fines trataremos tus datos?

De conformidad con las autorizaciones que nos proporciones de forma previa, expresa e informada, exceptuando aquellas situaciones en las cuales conforme a la ley dicha Autorización no sea requerida, SCIOTEC SAS recolectará, almacenará, custodiará, procesará, circulará, transmitirá o transferirá, y tratará tus datos personales conforme a las siguientes finalidades de carácter general:

1. Para cumplir con las obligaciones derivadas de los contratos comerciales y demás negocios jurídicos que celebra SCIOTEC SAS en desarrollo de su objeto.
2. Para la gestión integral del programa de lealtad de clientes de SCIOTEC SAS, bien sea que este sea administrado directamente o a través de terceros, lo cual podrá implicar la transmisión o transferencia segura de los datos personales que sean pertinentes y necesarios para dicha gestión, cumpliendo con los requisitos legales correspondientes.
3. Para realizar actividades de inteligencia de negocios, prospectiva de clientes, tendencias e investigación de mercado, seguimiento de perfiles en redes sociales, trazabilidad de patrones y comportamientos de consumo, analítica de datos, desarrollos de inteligencia artificial, ejecución de actividades de mercadeo y relacionamiento, trazabilidad de comportamiento en nuestros portales web y aplicaciones así como en los dispositivos electrónicos que lo permitan, con el fin de mejorar la experiencia de nuestros clientes y usuarios, así como también contar con una oferta de productos y servicios más adecuada, todo ello de acuerdo con las autorizaciones previas que nos otorgues a más tardar al momento de proporcionarnos tus datos personales.
4. Para comunicarte información sobre nuestros bienes, servicios, publicaciones, eventos de capacitación, actividades comerciales, ofertas, promociones, alianzas, y publicidad asociada a nuestra actividad empresarial, sea que se realice de manera directa o a través de terceros, de conformidad con los términos que nos autorices al momento de proporcionarnos tus datos, y a través de los medios de contacto y comunicación que nos proporciones y autorices.
5. Para el cumplimiento de las obligaciones legales que SCIOTEC SAS tiene como empleador, ejecutar actividades orientadas a la mejora del clima laboral, a la formación y bienestar de sus empleados, a la gestión de riesgos asociados a sus labores y a la ejecución de medias de tratamiento pertinentes, sean ejecutadas directamente por SCIOTEC SAS o en alianza con terceros, como pueden ser fondos de empleados, fondos mutuos de inversión, entidades, financieras, cajas de compensación familiar, instituciones educativas, entre otros.
6. Para la gestión integral de procesos de selección y contratación de empleados.
7. Para desplegar hacia nuestros grupos de interés actividades de responsabilidad social empresarial.
8. Para gestionar la seguridad de las personas, bienes y activos de información en custodia de nuestra organización, a través de mecanismos que pueden incluir videovigilancia en nuestras instalaciones y en perímetros cercanos según el alcance de los dispositivos utilizados.
9. Para transferir datos a terceros conforme a las disposiciones legales vigentes y en los términos que nos autorices de forma previa, expresa e informada.
10. Para la gestión integral de procesos de selección y contratación de empleados.

La Autorización para el tratamiento de tus datos personales

Conforme lo permitan la ley y tu Autorización, SCIOTEC SAS transferirá tus datos personales con su casa matriz, sus compañías filiales, subsidiarias y negocios conjuntos. Para ello solicitaremos tu Autorización previa, expresa e informada a más tardar al momento de recolectar los datos.

¿Con quién podemos compartir tus datos personales?

Para tratar tus datos personales con las anteriores finalidades, o con otras finalidades particulares, solicitaremos de conformidad con lo dispuesto en la normativa vigente aplicable y los medios legales permitidos, tu Autorización previa, expresa e informada, salvo cuando por disposición legal la misma no sea requerida. Así, en cada proceso de la empresa, y acorde con los datos personales recolectados y tratamiento a realizar, en el respectivo aviso de privacidad o en la solicitud de Autorización te informaremos de forma previa las finalidades particulares, la posibilidad de que los datos sean compartidos a terceros Encargados de tratamiento, los derechos que te asisten como titular, los mecanismos que tenemos dispuestos para garantizar el ejercicio de dichos derechos, y los canales de acceso a esta Política de Privacidad.

SCIOTEC SAS te informa que podrá comercializar productos o servicios de información agregada generada por el procesamiento de diversa información entre la cual puede estar incluida tu información personal, información comercial propia de la compañía, entre otras. El procesamiento de tu información personal podrá comprender las diversas actividades de tratamiento que se mencionan en el apartado “¿Con cuáles fines trataremos tus datos?”, las cuales conforme lo indicamos en dicho aparte, solo serán ejecutadas con tu Autorización previa, expresa e informada.

Además, en algunas ocasiones, terceros aliados de SCIOTEC SAS podrán compartirnos tus datos personales, bien sea a través de transferencias autorizadas previamente por tu parte, o a través de transmisiones para dar desarrollo a encargos debidamente ejecutados conforme a las disposiciones legales vigentes en la materia.

¿Cuáles son los derechos que tienes sobre tus datos personales (derechos de habeas data)?

1. Acceder, conocer, consultar, rectificar, corregir y actualizar tus datos personales.
2. Revocar de forma parcial o total la Autorización que nos has otorgado y/o solicitar la supresión parcial o total de tus datos personales, salvo cuando por deberes legales o contractuales tus datos deban permanecer en nuestras bases de datos.
3. Solicitar prueba de la Autorización que nos has otorgado para tratar tus datos personales.
4. Ejercer las demás acciones que la ley te reconoce en materia de protección de datos personales y habeas data.

¿Cómo puedes ejercer tus derechos de habeas data?

Para llevar a cabo consultas o reclamos en ejercicio de tus derechos de habeas data, deberás acreditar tu condición de titular sobre los datos personales mediante copia de tu documento de identidad, la cual podrás suministrar junto con tu solicitud, por medio físico o digital en los canales que a continuación te indicamos. En caso de que estés representado por un tercero, aquel deberá allegar el respectivo poder autenticado. El apoderado deberá igualmente acreditar su identidad en los términos aquí indicados.

Podrás dirigir tus consultas y reclamos de habeas data a través de los siguientes canales:

1. Correo electrónico asistenteadministrativo@sciotec.net
2. Puntos de servicio y atención de nuestros almacenes.
3. Solicitud escrita a la Gerencia del Cliente en la sede administrativa de SCIOTEC SAS, ubicada en la Carrera 70 # 105 – 25, Bogotá, Colombia.

SCIOTEC SAS podrá disponer de otros canales para el ejercicio de tus derechos de habeas data, los cuales serán informados oportunamente.

Para una eficiente gestión, tu solicitud debe contener la siguiente información:

1. Nombre e identificación del titular del dato personal, y de sus representantes de ser el caso.
2. Solicitud concreta, indicando cuál o cuáles de tus derechos de habeas data deseas ejercer, qué deseas consultar, o en qué consiste tu reclamo y cuáles son sus motivos.
3. Dirección física y/o electrónica para dar notificaciones.
4. Documentos que soportan la solicitud, si a ello hay lugar.

SCIOTEC SAS te informa que si faltare alguno de los requisitos aquí indicados, te lo comunicaremos dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la solicitud, para que los mismos sean subsanados, procediendo entonces a dar respuesta a la solicitud de Habeas Data presentada. Transcurridos dos (2) meses sin que presente la información requerida, se entenderá que has desistido de la solicitud.

SCIOTEC SAS, dará respuesta a la solicitud en el término de diez (10) días hábiles si se trata de una consulta; y de quince (15) días hábiles si se trata de un reclamo. En los mismos plazos anteriores se pronunciará SCIOTEC SAS cuando verifique que no tiene datos personales de quién ejerce alguno de los derechos indicados.

En caso de consulta, si no fuere posible dar respuesta dentro del término de diez (10) días hábiles, te informaremos los motivos de demora y la fecha en la que se atenderá el reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En caso de reclamo, si no fuere posible dar respuesta dentro del término de quince (15) días hábiles, te informaremos los motivos de demora y la fecha en la que se atenderá el reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

SCIOTEC SAS, en los casos que tenga la condición de Encargado del tratamiento informará de tal situación al titular o interesado en el dato personal, y comunicará al Responsable del tratamiento del dato personal la solicitud, con el fin de que este dé respuesta a la solicitud de consulta o reclamo presentado. Copia de tal comunicación será dirigida al titular del dato o interesado, para que tenga conocimiento sobre la identidad del responsable del dato personal.

¿Cómo cuidamos tus datos personales?

SCIOTEC SAS protege tu información personal con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad en todo su ciclo de vida, desde la recolección hasta su depuración y eliminación, a partir de lo definido en las políticas y lineamientos de seguridad que permean a toda la organización, desde la alta dirección hasta la operación.